Dicas do Aplicativo Excel
Saberexcel – Informática
Como usar planilhas 3D
Nem se preocupe em montar planilhas novas para consolidar dados dispersos no Excel. Se o seu problema é fazer contas com valores distribuídos em arquivos diferentes, saiba que há uma forma simples de chegar lá. O Excel permite, entre outras coisas, somar valores de planilhas diferentes, criando o efeito de uma conta tridimensional. Esse recurso é particularmente interessante para consolidar dados, como os das filiais de uma companhia num determinado período.
Suponha uma empresa com unidades em São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte. O semestre acabou de se encerrar e você quer saber quanto as três filiais faturaram, gastaram e lucraram juntas mês a mês no período. O melhor caminho para o cálculo vai depender de onde os dados estão.
Se os valores de receitas, despesas e lucro ou prejuízo estiverem dispostos nas mesmas células nas várias planilhas, e todas elas fizerem parte de uma mesma pasta de trabalho, bastará criar uma quarta planilha, a de Consolidação. Para somar, por exemplo, os tributos pagos pelas três filiais em janeiro, registradas na célula B10 (veja o quadro), clique na célula B10 da planilha Consolidação e, depois, em somatória. Vá à primeira planilha (São Paulo) e marque a célula B10. Aperte e segure pressionada a tecla Shift e clique na aba da última planilha das filiais (Belo Horizonte). Ao soltar a tecla, o Excel terá construído a fórmula
=SOMA('São Paulo:Belo Horizonte'!B10)
para somar todos os valores das células B10 nas planilhas da seqüência. Em seguida, pressione Enter para o resultado aparecer em Consolidação. Use os recursos de marcar e arrastar para estender a fórmula para linhas inteiras ou colunas.
Caso as planilhas estejam dispersas em outras pastas e haja diferenças na disposição dos valores (uma filial pode ter um item a mais de custos, por exemplo), há dois caminhos a seguir: copiá-las para uma mesma pasta, perdendo as atualizações que possam ocorrer nos arquivos originais, ou pinçar os dados onde quer que estejam e garantir a atualização, mas correndo o risco de colocar o valor certo na célula errada e vice-versa.
Para pinçar células numa mesma planilha, pode-se usar o mouse e a tecla Ctrl pressionada para ir montando a fórmula. Na consolidação de dados pinçados em lugares diferentes o Ctrl não funciona. Neste caso, o truque é separar os endereços das células por ponto-e-vírgula, assim a marcação dos valores não vai desaparecer quando você mudar de planilha para selecionar outro dado.
Fique atento ao indicar o endereço da célula. Para somar, por exemplo, o lucro bruto da filial de São Paulo, na célula B3, com o da filial gaúcha, que está na célula C4 da planilha Plan2 da pasta de trabalho Porto Alegre.xls arquivada no diretório Meus documentos, utilize a fórmula:
=B3+'c:\meus documentos\[São Paulo.xls]Plan2'!C4
Se o dado estiver na Internet, escreva: (somente exemplo)
=B3+'http://www.empresa.com.br/planilha/[SãoPaulo.xls]Plan2'!C4
